Comprensión de las copias certificadas: una guía completa

Introducción a las copias certificadas Una copia certificada es una duplicación de un documento original que ha sido verificado como una representación verdadera y correcta por una persona con autoridad legal. Estas copias a menudo se requieren para procedimientos legales, solicitudes académicas o cualquier proceso oficial donde sea necesario validar la autenticidad de un documento. Comprender qué constituye una copia certificada, quién puede certificar estos documentos y el proceso involucrado es crucial para cualquiera que se ocupe de trámites oficiales.

¿Qué es una copia certificada?

Una copia certificada es un documento que una persona o entidad legalmente autorizada ha declarado como reproducción fiel y exacta del original. El proceso de certificación implica que un certificador inspeccione el documento original junto con la copia, asegurándose de que todos los detalles coincidan exactamente. Una vez satisfecho, el certificador sellará y firmará la copia, avalando así su autenticidad. Este proceso de certificación es vital para prevenir el fraude y garantizar que los documentos presentados en asuntos legales sean legítimos y confiables.

Cómo certificar un documento

Certificar un documento implica una serie de pasos que se deben seguir minuciosamente para garantizar que la copia sea legalmente reconocida. Aquí tienes una guía general:

1. Obtenga una copia de calidad de su documento original: asegúrese de que la copia sea clara, legible e incluya toda la información del documento original. Puede estar en blanco y negro, pero debe ser una representación precisa.

2. Presenta ambos documentos ante un certificador: Lleva tu documento original y su copia a un certificador reconocido. Podría ser un notario público, un funcionario gubernamental o cualquier otra persona autorizada por ley para certificar documentos.

3. Proceso de Certificación: El certificador comparará el documento original con la copia, y si coinciden, sellará y firmará la copia, indicando que es copia certificada conforme.

Documentos de certificación fuera de Victoria

El proceso y las autoridades responsables de certificar los documentos pueden variar según su ubicación:

• Dentro de otros estados o territorios australianos: puede dirigirse a un miembro jurado de la policía, a un juez de paz u otros funcionarios designados.
• Fuera de Australia: busque funcionarios del consulado o la embajada de Australia, notarios públicos o miembros de la policía local para obtener servicios de certificación.

Documentos en otros idiomas

Si sus documentos están en un idioma que no sea inglés, se requieren dos cosas:

1. Copias certificadas de los documentos originales: asegúrese de que el documento esté certificado en su idioma original por un certificador calificado.
2. Traducciones certificadas: obtenga traducciones realizadas por un traductor aprobado, especialmente para aquellos en Australia, donde los traductores deben estar acreditados por la Autoridad Nacional de Acreditación para Traductores e Intérpretes (NAATI). El traductor certificará su trabajo, proporcionando una capa adicional de autenticación.

Conclusión

Comprender el proceso de copia certificada es esencial para cualquier persona que trabaje con documentos oficiales en el ámbito personal, académico o profesional. Al asegurarse de que sus documentos estén debidamente certificados, mantiene su integridad y cumple con los requisitos legales de diversas instituciones y agencias. Busque siempre una persona acreditada y legalmente autorizada para certificar sus documentos y evitar complicaciones en su uso oficial. Ya sea que se encuentre dentro o fuera de Victoria, o que esté tratando con documentos en idiomas extranjeros, estar informado simplificará el proceso y garantizará que todo esté en orden.

Lista de personas autorizadas para certificar copias de documentos originales

Según la Sección 39 de la Ley de Juramentos y Afirmaciones de 2018 (Enlace externo) (a partir del 1 de marzo de 2019 ) la lista de personas que pueden certificar copias de documentos originales incluye:

• Una persona actualmente autorizada o registrada para ejercer en Australia una de las siguientes ocupaciones:
  • Arquitecto
  • Quiropráctico
  • Transportador
  • Dentista
  • Asesor financiero o planificador financiero
  • Practicante jurídico
  • Médico
  • Partera
  • Agente de migración
  • Enfermera
  • Terapeuta ocupacional
  • Optometrista
  • Abogado de patentes
  • Farmacéutico
  • Fisioterapeuta
  • Psicólogo
  • Abogado de marcas
  • Cirujano veterinario
• Un contador que cumpla al menos uno de los siguientes criterios:
  • Miembro del Colegio Nacional de Contadores Fiscales
  • Miembro de Contadores Públicos de Australia y Nueva Zelanda
  • Miembro de la Asociación de Contadores Fiscales y de Gestión
  • Miembro de CPA Australia
  • Miembro del Instituto de Contadores Públicos
• Agente de la Corporación Postal Australiana que está a cargo de una oficina que presta servicios postales al público
• Empleado del servicio público australiano contratado de forma continua con 5 o más años de servicio continuo que no está autorizado de otro modo
• Oficial consular australiano o funcionario diplomático australiano
• Alguacil
• Oficial bancario con 5 o más años continuos de servicio
• Oficial de sociedad de construcción con 5 o más años de servicio continuo
• Director ejecutivo de un tribunal del Commonwealth
• Secretario de un tribunal
• Comisionado de Declaraciones Juradas
• Comisionado de Declaraciones
• Director de cooperativa de crédito con 5 o más años de servicio continuo
• Empleado de una autoridad del Commonwealth contratado de forma permanente con 5 o más años de servicio continuo que no está autorizado de otro modo
• Empleado de la Comisión Australiana de Comercio e Inversiones autorizado por escrito por el Secretario del DFAT para cobrar tarifas según el artículo 3(d) de la Ley de Tasas Consulares de 1955, si se encuentra en un lugar fuera de Australia y en el ejercicio de las funciones del empleado en ese lugar
• Empleado de la Commonwealth que está autorizado por escrito por el Secretario del DFAT a cobrar tarifas según el artículo 3(d) de la Ley de Tasas Consulares de 1955, si se encuentra en un lugar fuera de Australia y en el curso de las funciones del empleado en ese lugar
• Un ingeniero que cumpla al menos uno de los siguientes criterios:
  • Un miembro de Engineers Australia, que no sea estudiante
  • Un ingeniero profesional registrado de Professionals Australia
  • Registrado como ingeniero según una ley de la Commonwealth o de un estado o territorio
  • Registrado en el Registro Nacional de Ingeniería por Engineers Australia
• Funcionario de empresa financiera con 5 o más años de servicio continuo
• Titular de un cargo estatutario del Commonwealth no especificado de otra manera
  • Por ejemplo, director del Instituto Australiano de Estudios de la Familia
• Oficiales de IBAC
• Juez
• Juez de Paz
• Concejal del gobierno local
• Magistrado
• Celebrador de matrimonio registrado
• Maestro de una corte
• Miembro de las Fuerzas de Defensa Australianas que cumple al menos uno de los siguientes criterios:
  • Un oficial
  • Un suboficial con 5 o más años de servicio continuo
  • Un suboficial
• Miembro del Instituto Australasiano de Minería y Metalurgia
• Miembro del Governance Institute of Australia Ltd
• Miembro del Parlamento de un Estado
• Miembro de una legislatura territorial
• Miembro de una autoridad gubernamental local
• Ministro de religión registrado
• Notario público, incluido un notario público que ejerce funciones en un lugar fuera del Commonwealth o de los Territorios externos del Commonwealth
• Empleado permanente de la Corporación Postal Australiana con 5 o más años de servicio continuo que trabaja en una oficina que brinda servicios postales al público
• Empleado permanente con 5 o más años de servicio continuo que no esté especificado de otra manera, si está empleado en uno de los siguientes:
  • Estado
  • Territorio
  • Autoridad estatal
  • Autoridad territorial
  • Autoridad del gobierno local
• Oficial de policía
• Reservista de la policía
• Oficial del servicio de protección (PSO)
• Registrador o secretario adjunto de un tribunal
• El director de una escuela
• Mayorempleado ejecutivo de una autoridad de la Commonwealth
• Empleado ejecutivo superior de un estado o territorio
• Empleado del Servicio Ejecutivo Senior de la Commonwealth
• Alguacil
• Oficial del sheriff
• Funcionario o empleado de los Fideicomisarios Estatales con un nivel de clasificación de 2 o superior
• Profesor empleado permanentemente a tiempo completo o parcial en una escuela o institución de educación terciaria
• Oficial o empleado de la Comisión de Accidentes de Transporte con una clasificación de nivel 2 o superior
• Funcionario o empleado de VicRoads con una clasificación de nivel 2 o superior
• Oficial de inspección de Victoria
• Un empleado del Servicio Público de Victoria con un nivel de clasificación prescrito de 2 o superior
  •  Por ejemplo, un responsable de proyecto empleado como VPS4 o un asistente administrativo empleado como VPS2
• Oficial o empleado de Victorian WorkCover Authority con una clasificación de banda 2 o superior
• Cualquier persona autorizada para realizar declaraciones juradas, incluidos:
  • Un funcionario judicial
    • Por ejemplo, un juez o magistrado
  • Un asociado de un funcionario judicial
  • Un juez honorario
  • El protonotario o un protonotario adjunto de la Corte Suprema
  • El registrador de sucesiones o un asistente del registrador de sucesiones
  • El registrador o el registrador adjunto del tribunal del condado
  • El registrador principal, un registrador o un registrador adjunto del Tribunal de Primera Instancia
  • El registrador principal, un registrador o un registrador adjunto del Tribunal de Menores
  • El registrador principal, un registrador o un registrador adjunto de VCAT
  • El registrador principal o un registrador del tribunal forense
  • Un miembro de VCAT
  • Un miembro o ex miembro de cualquiera de las Cámaras del Parlamento de Victoria
  • Un miembro o ex miembro de cualquiera de las Cámaras del Parlamento de la Commonwealth
  • Un notario público
  • Un alto funcionario de un consejo municipal de Victoria que cumple uno de los siguientes criterios:
    • Director ejecutivo
    • Un miembro del personal del Consejo con responsabilidades de gestión y que reporta directamente al Director Ejecutivo
    • Cualquier otro miembro del personal del Consejo que gane un salario de al menos $124,000 (o un umbral más alto, si lo especifica el Ministro según la sección 97B de la Ley de gobierno local de 1989 (Enlace externo))
  • Becario del Institute of Legal Executives (Victoria)
  • Una persona que actúa judicialmente
    • Por ejemplo, un árbitro o cualquier persona u organismo con autoridad para escuchar, recibir y examinar pruebas
  • Cualquier otro funcionario o persona facultada, autorizada o permitida por o en virtud de cualquier ley o reglas de un tribunal para administrar declaraciones juradas