Compreendendo as cópias certificadas: um guia abrangente

Introdução às cópias autenticadas Uma cópia autenticada é uma duplicação de um documento original que foi verificado como uma representação verdadeira e correta por uma pessoa investida de autoridade legal. Essas cópias são frequentemente exigidas para processos judiciais, inscrições acadêmicas ou qualquer processo oficial em que seja necessária a validação da autenticidade de um documento. Compreender o que constitui uma cópia autenticada, quem pode certificar esses documentos e o processo envolvido é crucial para qualquer pessoa que lide com documentação oficial.

O que é uma cópia autenticada?

Uma cópia autenticada é um documento que uma pessoa ou entidade legalmente autorizada declarou como uma reprodução verdadeira e exata do original. O processo de certificação envolve um certificador que inspeciona o documento original junto com a cópia, garantindo que todos os detalhes correspondam exatamente. Uma vez satisfeito, o certificador carimbará e assinará a cópia, atestando assim sua autenticidade. Este processo de certificação é vital para prevenir fraudes e garantir que os documentos apresentados em assuntos jurídicos sejam legítimos e confiáveis.

Como certificar um documento

A certificação de um documento envolve uma série de etapas que devem ser seguidas meticulosamente para garantir que a cópia seja legalmente reconhecida. Aqui está um guia geral:

1. Obtenha uma cópia de qualidade do seu documento original: certifique-se de que a cópia seja clara, legível e inclua todas as informações do documento original. Pode ser em preto e branco, mas deve ser uma representação precisa.

2. Apresentar ambos os documentos a um certificador: leve seu documento original e sua cópia a um certificador reconhecido. Pode ser um tabelião, um funcionário do governo ou qualquer outra pessoa autorizada por lei a certificar documentos.

3. Processo de certificação: O certificador comparará o documento original com a cópia e, se coincidirem, carimbará e assinará a cópia, indicando que se trata de uma cópia autenticada.

Certificando documentos fora de Victoria

O processo e as autoridades responsáveis ​​pela certificação de documentos podem variar de acordo com sua localização:

• Em outros estados ou territórios australianos: você pode abordar um membro juramentado da polícia, um juiz de paz ou outros funcionários designados.
• Fora da Austrália: procure funcionários do consulado ou embaixada australianos, cartórios ou membros da polícia local para serviços de certificação.

Documentos em outros idiomas

Se seus documentos estiverem em um idioma diferente do inglês, duas coisas serão necessárias:

1. Cópias autenticadas dos documentos originais: certifique-se de que o documento seja certificado em seu idioma original por um certificador qualificado.
2. Traduções Certificadas: Obtenha traduções de um tradutor aprovado, especialmente para aqueles na Austrália, onde os tradutores devem ser credenciados pela Autoridade Nacional de Credenciamento para Tradutores e Intérpretes (NAATI). O tradutor certificará seu trabalho, fornecendo uma camada adicional de autenticação.

Conclusão

Entender o processo de cópia autenticada é essencial para quem lida com documentos oficiais no âmbito pessoal, acadêmico ou profissional. Ao garantir que seus documentos sejam devidamente certificados, você mantém sua integridade e atende aos requisitos legais de diversas instituições e agências. Procure sempre uma pessoa idônea e legalmente autorizada para certificar seus documentos, evitando complicações no seu uso oficial. Esteja você dentro ou fora de Victoria, ou lidando com documentos em idiomas estrangeiros, estar informado simplificará o processo e garantirá que tudo esteja em ordem.

Lista de pessoas autorizadas a certificar cópias de documentos originais

De acordo com a Seção 39 do Lei de Juramentos e Afirmações de 2018 (Link externo) (a partir de 1º de março de 2019 ) a lista de pessoas que podem certificar cópias de documentos originais inclui:

• Uma pessoa atualmente licenciada ou registrada para exercer uma das seguintes profissões na Austrália:
  • Arquiteto
  • Quiroprático
  • Transportador
  • Dentista
  • Consultor financeiro ou planejador financeiro
  • Médico jurídico
  • Médico
  • Parteira
  • Agente de migração
  • Enfermeira
  • Terapeuta ocupacional
  • Optometrista
  • Advogado de patentes
  • Farmacêutico
  • Fisioterapeuta
  • Psicólogo
  • Advogado de marcas registradas
  • Cirurgião veterinário
• Um contador que atenda a pelo menos um dos seguintes critérios:
  • Membro da Associação Nacional de Contadores Fiscais
  • Membro dos Chartered Accountants Austrália e Nova Zelândia
  • Membro da Associação dos Contabilistas Fiscal e de Gestão
  • Membro da CPA Austrália
  • Membro do Instituto de Contadores Públicos
• Agente da Australian Postal Corporation responsável por um escritório que fornece serviços postais ao público
• Funcionário do serviço público australiano contratado de forma contínua com 5 ou mais anos de serviço contínuo que não está autorizado de outra forma
• Oficial Consular Australiano ou Oficial Diplomático Australiano
• Oficial de Justiça
• Diretor do banco com 5 ou mais anos contínuos de serviço
• Diretor da sociedade civil com 5 ou mais anos de serviço contínuo
• Diretor executivo de um tribunal da Commonwealth
• Escrivão de um tribunal
• Comissário de Declarações
• Comissário para Declarações
• Diretor de cooperativa de crédito com 5 ou mais anos de serviço contínuo
• Funcionário de uma autoridade da Commonwealth contratado de forma permanente com 5 ou mais anos de serviço contínuo que não esteja autorizado de outra forma
• Funcionário da Comissão Australiana de Comércio e Investimento autorizado por escrito pelo Secretário do DFAT a cobrar taxas de acordo com o parágrafo 3(d) da Lei de Taxas Consulares de 1955, se estiver em um local fora da Austrália e no desempenho das funções do funcionário naquele local
• Funcionário da Commonwealth que está autorizado por escrito pelo Secretário do DFAT a cobrar taxas de acordo com o parágrafo 3(d) da Lei de Taxas Consulares de 1955, se estiver em um local fora da Austrália e no curso das funções do funcionário naquele local
• Um engenheiro que atenda a pelo menos um dos seguintes critérios:
  • Um membro da Engineers Australia, que não seja estudante
  • Um engenheiro profissional registrado da Professionals Australia
  • Registrado como engenheiro de acordo com uma lei da Commonwealth ou de um estado ou território
  • Registrado no Registro Nacional de Engenharia pela Engineers Australia
• Diretor financeiro da empresa com 5 ou mais anos de serviço contínuo
• Titular de um cargo estatutário da Commonwealth não especificado de outra forma
  • Por exemplo, Diretor do Instituto Australiano de Estudos da Família
• Dirigentes do IBAC
• Juiz
• Juiz de Paz
• Conselheiro do governo local
• Magistrado
• Celebrante de casamento registrado
• Mestre de uma corte
• Membro das Forças de Defesa Australianas que atenda a pelo menos um dos seguintes critérios:
  • Um oficial
  • Um suboficial com 5 ou mais anos de serviço contínuo
  • Um suboficial
• Membro do Instituto Australásio de Mineração e Metalurgia
• Membro do Governance Institute of Australia Ltd
• Membro do Parlamento de um Estado
• Membro de uma legislatura territorial
• Membro de uma autoridade governamental local
• Ministro da religião registrado
• Tabelião público, incluindo um notário público exercendo funções em um local fora da Commonwealth ou dos territórios externos da Commonwealth
• Funcionário permanente da Australian Postal Corporation com 5 ou mais anos de serviço contínuo que trabalha em um escritório que presta serviços postais ao público
• Funcionário permanente com 5 ou mais anos de serviço contínuo que não seja especificado de outra forma, se empregado em um dos seguintes:
  • Estado
  • Território
  • Autoridade estatal
  • Autoridade territorial
  • Autoridade governamental local
• Policial
• Reservista da polícia
• Oficial de serviço de proteção (PSO)
• Escrivão ou secretário adjunto de um tribunal
• Um diretor de escola
• Sêniorfuncionário executivo de uma autoridade da Commonwealth
• Funcionário executivo sênior de um estado ou território
• Funcionário sênior do Serviço Executivo da Commonwealth
• Xerife
• Oficial do xerife
• Diretor ou funcionário do Curador do Estado com nível de classificação 2 ou superior
• Professor empregado em regime permanente, a tempo inteiro ou a tempo parcial, numa escola ou instituição de ensino superior
• Oficial da Comissão de Acidentes de Transporte ou funcionário com classificação de nível 2 ou superior
• Diretor ou funcionário da VicRoads com classificação de nível 2 ou superior
• Oficial da Inspetoria de Victoria
• Um funcionário do serviço público de Victoria com nível de classificação prescrito 2 ou superior
  •  Por exemplo, um oficial de projeto empregado como VPS4 ou um assistente administrativo empregado como VPS2
• Diretor ou funcionário da Victorian WorkCover Authority com classificação de faixa 2 ou superior
• Qualquer tomador de declaração autorizado, incluindo:
  • Um oficial de justiça
    • Por exemplo, um juiz ou magistrado
  • Um associado de um oficial de justiça
  • Um juiz honorário
  • O protonotário ou vice-protonotário do Supremo Tribunal
  • O registrador de inventários ou um registrador assistente de inventários
  • O escrivão ou um escrivão adjunto do Tribunal de Comarca
  • O escrivão principal, um escrivão ou um escrivão adjunto do Tribunal de Magistrados
  • O escrivão principal, um escrivão ou um escrivão adjunto do Tribunal de Menores
  • O registrador principal, um registrador ou um registrador substituto do VCAT
  • O escrivão principal ou um escrivão do Tribunal de Legistas
  • Um membro do VCAT
  • Um membro ou ex-membro de qualquer uma das Câmaras do Parlamento de Victoria
  • Um membro ou ex-membro de qualquer uma das Câmaras do Parlamento da Commonwealth
  • Um notário público
  • Um oficial sênior de um conselho municipal de Victoria que atenda a um dos seguintes critérios:
    • Diretor Executivo
    • Um membro da equipe do Conselho com responsabilidades de gestão e reportando-se diretamente ao Diretor-Presidente
    • Qualquer outro membro da equipe do Conselho que ganhe um salário de pelo menos US$ 124.000 (ou um limite superior, se especificado pelo Ministro sob o 97B do Lei do Governo Local de 1989 (Link externo))
  • bolsista do Institute of Legal Executives (Victoria)
  • Uma pessoa que atua judicialmente
    • Por exemplo, um árbitro ou qualquer pessoa ou órgão com autoridade para ouvir, receber e examinar provas
  • Qualquer outro dirigente ou pessoa habilitada, autorizada ou permitida por ou sob qualquer lei ou regras de um tribunal ou regras de um tribunal para administrar declarações juramentadas