Hiểu các bản sao được chứng thực: Hướng dẫn toàn diện

Giới thiệu về bản sao được chứng thực Bản sao được chứng thực là bản sao của tài liệu gốc đã được người có thẩm quyền pháp lý xác minh là sự thể hiện trung thực và chính xác. Những bản sao này thường được yêu cầu cho các thủ tục pháp lý, đơn đăng ký học thuật hoặc bất kỳ quy trình chính thức nào cần xác thực tính xác thực của tài liệu. Việc hiểu rõ những gì tạo nên một bản sao được chứng thực, ai có thể chứng nhận những tài liệu này và quy trình liên quan là rất quan trọng đối với bất kỳ ai xử lý các thủ tục giấy tờ chính thức.

Bản sao công chứng là gì?

Bản sao có chứng thực là văn bản được người hoặc tổ chức được ủy quyền hợp pháp tuyên bố là bản sao y bản chính và trung thực. Quá trình chứng nhận bao gồm việc người chứng nhận kiểm tra tài liệu gốc cùng với bản sao, đảm bảo tất cả các chi tiết khớp chính xác. Sau khi hài lòng, người chứng nhận sẽ đóng dấu và ký vào bản sao, qua đó chứng thực tính xác thực của nó. Quy trình chứng nhận này rất quan trọng trong việc ngăn chặn gian lận và đảm bảo các tài liệu được trình bày trong các vấn đề pháp lý là hợp pháp và đáng tin cậy.

Cách chứng thực tài liệu

Việc chứng thực một tài liệu bao gồm một loạt các bước phải được tuân thủ một cách tỉ mỉ để đảm bảo bản sao được công nhận về mặt pháp lý. Đây là hướng dẫn chung:

1. Nhận bản sao chất lượng của tài liệu gốc của bạn: Đảm bảo rằng bản sao rõ ràng, dễ đọc và bao gồm tất cả thông tin từ tài liệu gốc. Nó có thể có màu đen và trắng nhưng phải thể hiện chính xác.

2. Trình cả hai tài liệu cho người chứng nhận: Mang theo tài liệu gốc và bản sao của nó đến người chứng nhận được công nhận. Đây có thể là công chứng viên, quan chức chính phủ hoặc bất kỳ người nào khác được pháp luật ủy quyền để chứng thực tài liệu.

3. Quy trình chứng nhận: Người chứng nhận sẽ so sánh tài liệu gốc với bản sao, nếu trùng khớp sẽ đóng dấu và ký tên vào bản sao, cho biết đó là bản sao có chứng thực.

Chứng nhận tài liệu bên ngoài Victoria

Quy trình và cơ quan chịu trách nhiệm chứng nhận tài liệu có thể khác nhau tùy theo vị trí của bạn:

• Trong phạm vi các tiểu bang hoặc vùng lãnh thổ khác của Úc: Bạn có thể tiếp cận thành viên đã tuyên thệ của cảnh sát, Thẩm phán hòa giải hoặc các quan chức được chỉ định khác.
• Bên ngoài nước Úc: Tìm kiếm các quan chức lãnh sự quán hoặc đại sứ quán Úc, Công chứng viên hoặc cảnh sát địa phương để nhận dịch vụ chứng nhận.

Tài liệu bằng ngôn ngữ khác

Nếu tài liệu của bạn bằng ngôn ngữ khác tiếng Anh thì bắt buộc phải có hai điều:

1. Bản sao có chứng thực của tài liệu gốc: Đảm bảo tài liệu được chứng nhận bằng ngôn ngữ gốc bởi người chứng nhận đủ điều kiện.
2. Bản dịch được chứng nhận: Nhận bản dịch của một dịch giả được phê duyệt, đặc biệt đối với những người ở Úc, nơi các dịch giả phải được Cơ quan Chứng nhận Quốc gia về Biên dịch và Phiên dịch (NAATI) công nhận. Người dịch sẽ chứng nhận tác phẩm của họ, cung cấp thêm một lớp xác thực.

Kết luận

Hiểu rõ quy trình sao chép có chứng thực là điều cần thiết đối với bất kỳ ai xử lý các tài liệu chính thức trong các lĩnh vực cá nhân, học thuật hoặc chuyên môn. Bằng cách đảm bảo tài liệu của bạn được chứng nhận phù hợp, bạn duy trì tính toàn vẹn của chúng và đáp ứng các yêu cầu pháp lý của nhiều tổ chức và cơ quan khác nhau. Luôn tìm kiếm một cá nhân có uy tín và được ủy quyền hợp pháp để chứng nhận tài liệu của bạn nhằm tránh những rắc rối trong quá trình sử dụng chính thức. Cho dù bạn đang ở trong hay ngoài Victoria hay đang xử lý các tài liệu bằng tiếng nước ngoài, việc được thông báo sẽ đơn giản hóa quy trình và đảm bảo mọi thứ đều đúng thứ tự.

Danh sách những người được ủy quyền chứng thực bản sao tài liệu gốc

Theo Mục 39 của Đạo luật về lời thề và lời khẳng định năm 2018 (Liên kết ngoài) (kể từ ngày 1 tháng 3 năm 2019 ) danh sách những người có thể chứng thực bản sao tài liệu gốc bao gồm:

• Người hiện được cấp phép hoặc đăng ký hành nghề tại Úc với một trong những nghề sau:
  • Kiến trúc sư
  • Bác sĩ nắn khớp xương
  • Băng tải
  • Nha sĩ
  • Cố vấn tài chính hoặc người lập kế hoạch tài chính
  • Người hành nghề pháp lý
  • Bác sĩ y khoa
  • Bà đỡ
  • Đại lý di chuyển
  • Y tá
  • Nhà trị liệu nghề nghiệp
  • Chuyên viên đo thị lực
  • Luật sư về bằng sáng chế
  • Dược sĩ
  • Nhà vật lý trị liệu
  • Nhà tâm lý học
  • Luật sư nhãn hiệu
  • Bác sĩ phẫu thuật thú y
• Là kế toán viên đáp ứng ít nhất một trong các tiêu chuẩn sau:
  • Thành viên Hiệp hội Kế toán Thuế Quốc gia
  • Thành viên Hiệp hội Kế toán Công chứng Australia và New Zealand
  • Thành viên Hiệp hội Kế toán Thuế và Quản lý
  • Thành viên của CPA Úc
  • Thành viên Viện Kế toán Công
• Đại lý của Tổng công ty Bưu chính Australia, phụ trách văn phòng cung cấp dịch vụ bưu chính cho công chúng
• Nhân viên Dịch vụ Công của Úc làm việc liên tục với 5 năm phục vụ liên tục trở lên và không được ủy quyền
• Viên chức Lãnh sự Úc hoặc Viên chức Ngoại giao Úc
• Thừa phát lại
• Nhân viên ngân hàng có 5 năm làm việc liên tục trở lên
• Cán bộ xã hội xây dựng có 5 năm phục vụ liên tục trở lên
• Giám đốc điều hành của tòa án Khối thịnh vượng chung
• Thư ký tòa án
• Ủy viên phụ trách bản khai
• Ủy viên Tuyên bố
• Nhân viên công đoàn tín dụng có 5 năm phục vụ liên tục trở lên
• Nhân viên của cơ quan có thẩm quyền thuộc Liên bang làm việc thường xuyên với 5 năm làm việc liên tục trở lên và không được ủy quyền
• Nhân viên của Ủy ban Thương mại và Đầu tư Úc được Bộ trưởng DFAT ủy quyền bằng văn bản để thu phí theo s 3(d) của Đạo luật Phí Lãnh sự 1955, nếu ở một địa điểm bên ngoài nước Úc và trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của nhân viên tại nơi đó
• Nhân viên của Khối thịnh vượng chung được Bộ trưởng DFAT ủy quyền bằng văn bản để thu phí theo điều 3(d) của Đạo luật Phí Lãnh sự năm 1955, nếu ở một địa điểm bên ngoài nước Úc và trong khóa học nhiệm vụ của nhân viên tại nơi đó
• Là kỹ sư đáp ứng ít nhất một trong các tiêu chí sau:
  • Là thành viên của Engineers Australia, không phải là sinh viên
  • Kỹ sư chuyên nghiệp đã đăng ký của các chuyên gia Úc
  • Đã đăng ký làm kỹ sư theo luật của Khối thịnh vượng chung hoặc Tiểu bang hoặc Lãnh thổ
  • Đã được Kỹ sư Úc đăng ký trên Sổ đăng ký Kỹ thuật Quốc gia
• Nhân viên công ty tài chính có thâm niên công tác liên tục từ 5 năm trở lên
• Người nắm giữ chức vụ theo luật định của Khối thịnh vượng chung không được chỉ định khác
  • Ví dụ, Giám đốc Viện Nghiên cứu Gia đình Úc
• Các quan chức IBAC
• Thẩm phán
• Công lý hòa bình
• Ủy viên Hội đồng chính quyền địa phương
• Thẩm phán
• Người đăng ký kết hôn
• Chủ nhân của tòa án
• Thành viên của Lực lượng Phòng vệ Úc đáp ứng ít nhất một trong các tiêu chí sau:
  • Một sĩ quan
  • Một hạ sĩ quan có 5 năm phục vụ liên tục trở lên
  • Một sĩ quan cảnh sát
• Thành viên của Viện Khai thác mỏ và Luyện kim Australia
• Thành viên của Viện Quản trị Australia Ltd
• Thành viên Nghị viện của một bang
• Thành viên của cơ quan lập pháp Lãnh thổ
• Thành viên của cơ quan chính quyền địa phương
• Bộ trưởng tôn giáo đã đăng ký
• Công chứng viên, bao gồm cả công chứng viên thực hiện chức năng tại một địa điểm bên ngoài Khối thịnh vượng chung hoặc các Lãnh thổ bên ngoài Khối thịnh vượng chung
• Nhân viên thường trực của Tập đoàn Bưu chính Úc với thời gian làm việc liên tục từ 5 năm trở lên, làm việc tại văn phòng cung cấp dịch vụ bưu chính cho công chúng
• Nhân viên cố định có 5 năm làm việc liên tục trở lên và không có quy định khác, nếu được tuyển dụng tại một trong những cơ quan sau:
  • Tiểu bang
  • Lãnh thổ
  • Cơ quan nhà nước
  • Chính quyền lãnh thổ
  • Cơ quan chính quyền địa phương
• Cảnh sát
• Cảnh sát dự bị
• Nhân viên dịch vụ bảo vệ (PSO)
• Nhà đăng ký hoặc Phó nhà đăng ký của tòa án
• Một hiệu trưởng trường học
• Cấp caonhân viên điều hành của cơ quan có thẩm quyền trong Khối thịnh vượng chung
• Nhân viên điều hành cấp cao của Tiểu bang hoặc Lãnh thổ
• Nhân viên điều hành cấp cao của Khối thịnh vượng chung
• Cảnh sát trưởng
• Sĩ quan cảnh sát trưởng
• Viên chức hoặc nhân viên Ủy thác Tiểu bang có cấp bậc từ 2 trở lên
• Giáo viên làm việc toàn thời gian hoặc bán thời gian cố định tại trường học hoặc cơ sở giáo dục đại học
• Cán bộ hoặc nhân viên của Ủy ban Tai nạn Giao thông được phân loại cấp 2 trở lên
• Cán bộ hoặc nhân viên của VicRoads được xếp hạng cấp 2 trở lên
• Viên chức Thanh tra Victoria
• Một nhân viên Dịch vụ Công Victoria có cấp độ phân loại theo quy định từ 2 trở lên
  •  Ví dụ: nhân viên dự án được tuyển dụng làm VPS4 hoặc trợ lý hành chính được tuyển dụng làm VPS2
• Viên chức hoặc nhân viên của Cơ quan quản lý WorkCover Victoria có phân loại cấp 2 trở lên
• Bất kỳ người lấy bản khai được ủy quyền nào, bao gồm:
  • Một quan chức tư pháp
    • Ví dụ: thẩm phán hoặc thẩm phán
  • Cộng sự của một quan chức tư pháp
  • Một công lý danh dự
  • Người đại diện hoặc phó người đại diện của Tòa án tối cao
  • Người đăng ký chứng thực di chúc hoặc trợ lý đăng ký chứng thực di chúc
  • Nhà đăng ký hoặc phó nhà đăng ký của Tòa án Quận
  • Nhà đăng ký chính, nhà đăng ký hoặc phó nhà đăng ký của Tòa sơ thẩm
  • Thủ trưởng lục sự, lục sự hoặc phó lục sự của Tòa án thiếu nhi
  • Nhà đăng ký chính, nhà đăng ký hoặc phó nhà đăng ký VCAT
  • Người đăng ký chính hoặc người đăng ký của Tòa án điều tra
  • Là thành viên của VCAT
  • Thành viên hoặc cựu thành viên của Hạ viện Quốc hội Victoria
  • Thành viên hoặc cựu thành viên của Hạ viện Quốc hội Khối thịnh vượng chung
  • Công chứng viên
  • Một quan chức cấp cao của Hội đồng thành phố Victoria đáp ứng một trong các tiêu chí sau:
    • Giám đốc điều hành
    • Thành viên Hội đồng có trách nhiệm quản lý và báo cáo trực tiếp với Giám đốc điều hành
    • Bất kỳ thành viên nào khác trong nhân viên Hội đồng có mức lương ít nhất là 124.000 USD (hoặc ngưỡng cao hơn, nếu được Bộ trưởng chỉ định theo mục 97B của Đạo luật chính quyền địa phương 1989 (Liên kết ngoài))
  • Thành viên của Viện Điều hành Pháp lý (Victoria)
  • Người hành động theo tư pháp
    • Ví dụ: trọng tài hoặc bất kỳ cá nhân hoặc cơ quan nào có thẩm quyền xét xử, tiếp nhận và kiểm tra bằng chứng
  • Bất kỳ quan chức hoặc cá nhân nào khác được trao quyền, ủy quyền hoặc cho phép bởi hoặc theo bất kỳ Đạo luật hoặc quy tắc nào của tòa án hoặc quy định của tòa án để quản lý các bản khai có tuyên thệ