Thư ký lưu trữ và đăng ký (ANZSCO 5613) đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý và quản lý thông tin và tài liệu nhằm đảm bảo khả năng truy cập và bảo mật của cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý hồ sơ. Họ chịu trách nhiệm tổ chức và duy trì hồ sơ, đảm bảo truy xuất thông tin hiệu quả cũng như cập nhật và sửa đổi hồ sơ khi cần thiết.

Mức độ kỹ năng chỉ định:

Hầu hết các công việc trong nhóm đơn vị Thư ký Lưu trữ và Đăng ký đều yêu cầu trình độ kỹ năng tương xứng với trình độ chuyên môn được nêu dưới đây:

Tại Úc:

• Chứng chỉ AQF I hoặc giáo dục trung học bắt buộc (Cấp độ kỹ năng 5 của ANZSCO)

Tại New Zealand:

• Chứng chỉ NZQF Cấp 1 hoặc giáo dục trung học bắt buộc (Kỹ năng ANZSCO Cấp 5)

Đối với một số ngành nghề, có thể cần phải có một thời gian ngắn đào tạo tại chỗ để bổ sung hoặc thay thế cho bằng cấp chính thức. Trong một số trường hợp nhất định, có thể không cần phải có bằng cấp chính thức hoặc đào tạo tại chỗ.

Nhiệm vụ bao gồm:

• Sắp xếp thông tin, tài liệu để lưu trữ theo giao thức của hệ thống quản lý hồ sơ và cơ sở dữ liệu
• Phân loại và mã hóa tài liệu để đưa vào cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý hồ sơ
• Cập nhật và sửa đổi hồ sơ
• Lưu trữ thông tin và tài liệu vào hệ thống quản lý hồ sơ và cơ sở dữ liệu
• Xác định và truy xuất thông tin, tài liệu cho người dùng
• Ghi lại chuyển động của tệp và tài liệu
• Gắn nhãn vị trí lưu trữ cũng như tập hợp và gắn nhãn các tệp mới
• Xóa các tập tin không hoạt động và chết

Nghề nghiệp: 561311 Thư ký hồ sơ hoặc đăng ký

Nghề nghiệp của Thư ký Lưu trữ hoặc Đăng ký 561311 liên quan đến việc xử lý và xử lý thông tin và tài liệu để duy trì khả năng truy cập và bảo mật của hệ thống quản lý hồ sơ và cơ sở dữ liệu. Nghề này yêu cầu trình độ kỹ năng là 5.

Chức danh thay thế: Thư ký hồ sơ

Thư ký lưu trữ và đăng ký cũng có thể chuyên về các lĩnh vực cụ thể, chẳng hạn như Thư ký hồ sơ y tế, nơi họ tập trung vào việc quản lý hồ sơ y tế trong cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý hồ sơ.