Comprendere le copie autenticate: una guida completa

Introduzione alle copie autenticate Una copia autenticata è una duplicazione di un documento originale che è stato verificato come una rappresentazione veritiera e corretta da una persona investita di autorità legale. Queste copie sono spesso necessarie per procedimenti legali, domande accademiche o qualsiasi processo ufficiale in cui sia necessaria la convalida dell'autenticità di un documento. Comprendere cosa costituisce una copia autenticata, chi può certificare questi documenti e il processo coinvolto è fondamentale per chiunque abbia a che fare con documenti ufficiali.

Che cos'è una copia autenticata?

Una copia autenticata è un documento che una persona o entità legalmente autorizzata ha dichiarato come una riproduzione fedele ed esatta dell'originale. Il processo di certificazione prevede che un certificatore controlli il documento originale insieme alla copia, assicurando che tutti i dettagli corrispondano esattamente. Una volta soddisfatto, il certificatore timbrerà e firmerà la copia, certificandone l'autenticità. Questo processo di certificazione è fondamentale per prevenire le frodi e garantire che i documenti presentati negli affari legali siano legittimi e affidabili.

Come certificare un documento

La certificazione di un documento comporta una serie di passaggi che devono essere seguiti scrupolosamente per garantire che la copia venga riconosciuta legalmente. Ecco una guida generale:

1. Ottieni una copia di qualità del tuo documento originale: assicurati che la copia sia chiara, leggibile e includa tutte le informazioni del documento originale. Può essere in bianco e nero, ma deve essere una rappresentazione accurata.

2. Presenta entrambi i documenti a un certificatore: porta il tuo documento originale e la sua copia a un certificatore riconosciuto. Potrebbe trattarsi di un notaio, un funzionario governativo o qualsiasi altra persona autorizzata dalla legge a certificare documenti.

3. Processo di certificazione: il certificatore confronterà il documento originale con la copia e, se corrispondono, timbrerà e firmerà la copia, indicando che si tratta di una copia autenticata.

Certificazione di documenti al di fuori del Victoria

La procedura e le autorità responsabili della certificazione dei documenti possono variare in base alla tua posizione:

• All'interno di altri stati o territori australiani: puoi rivolgerti a un membro giurato della polizia, a un giudice di pace o ad altri funzionari designati.
• Fuori dall'Australia: cerca funzionari del consolato o dell'ambasciata australiana, notai o membri della polizia locale per servizi di certificazione.

Documenti in altre lingue

Se i tuoi documenti sono in una lingua diversa dall'inglese, sono richieste due cose:

1. Copie autenticate dei documenti originali: assicurati che il documento sia certificato nella sua lingua originale da un certificatore qualificato.
2. Traduzioni certificate: ottieni traduzioni da un traduttore approvato, in particolare per quelli in Australia, dove i traduttori dovrebbero essere accreditati dall'Autorità nazionale di accreditamento per traduttori e interpreti (NAATI). Il traduttore certificherà il proprio lavoro, fornendo un ulteriore livello di autenticazione.

Conclusione

Comprendere il processo di copia autenticata è essenziale per chiunque abbia a che fare con documenti ufficiali in ambito personale, accademico o professionale. Assicurandoti che i tuoi documenti siano adeguatamente certificati, mantieni la loro integrità e soddisfi i requisiti legali di varie istituzioni e agenzie. Cerca sempre una persona rispettabile e legalmente autorizzata a certificare i tuoi documenti per evitare complicazioni nel loro utilizzo ufficiale. Che tu sia dentro o fuori Victoria o che tu abbia a che fare con documenti in lingua straniera, essere informato semplificherà il processo e garantirà che tutto sia in ordine.

Elenco delle persone autorizzate a certificare copie di documenti originali

Ai sensi dell'articolo 39 del Oaths and Affirmations Act 2018 (Link esterno) (dal 1° marzo 2019 ) l'elenco delle persone che possono certificare copie di documenti originali include:

• Una persona attualmente autorizzata o registrata per esercitare in Australia una delle seguenti occupazioni:
  • Architetto
  • Chiropratico
  • Trasportatore
  • Dentista
  • Consulente finanziario o pianificatore finanziario
  • Operatore legale
  • Medico
  • Ostetrica
  • Agente di migrazione
  • Infermiera
  • Terapista occupazionale
  • Optometrista
  • Consulente in brevetti
  • Farmacista
  • Fisioterapista
  • Psicologo
  • Avvocato specializzato in marchi
  • Chirurgo veterinario
• Un contabile che soddisfa almeno uno dei seguenti criteri:
  • Iscritto all'Ordine Nazionale dei Dottori Commercialisti
  • Membro dell'Ordine dei Dottori Commercialisti di Australia e Nuova Zelanda
  • Membro dell'Ordine dei Dottori Commercialisti e dei Ragionieri di Gestione
  • Membro di CPA Australia
  • Iscritto all'Ordine dei Ragionieri Pubblici
• Agente della Australian Postal Corporation responsabile di un ufficio che fornisce servizi postali al pubblico
• Dipendente del servizio pubblico australiano assunto su base continuativa con 5 o più anni di servizio continuativo e non altrimenti autorizzato
• Ufficiale consolare australiano o ufficiale diplomatico australiano
• Ufficiale giudiziario
• Funzionario di banca con 5 o più anni di servizio continuativi
• Funzionario di società di costruzione con 5 o più anni di servizio continuativo
• Amministratore delegato di un tribunale del Commonwealth
• Cancelliere del tribunale
• Commissario per le dichiarazioni giurate
• Commissario alle Dichiarazioni
• Funzionario di cooperativa di credito con 5 o più anni di servizio continuativo
• Dipendente di un'autorità del Commonwealth assunto a tempo indeterminato con 5 o più anni di servizio continuo e non altrimenti autorizzato
• Dipendente dell'Australian Trade and Investment Commission autorizzato per iscritto dal Segretario del DFAT a riscuotere le tasse ai sensi dell'articolo 3(d) del Consular Fees Act 1955, se si trova in un luogo al di fuori dell'Australia e nell'esercizio delle mansioni del dipendente in quel luogo
• Dipendente del Commonwealth autorizzato per iscritto dal Segretario del DFAT a riscuotere le parcelle ai sensi dell'articolo 3(d) del Consular Fees Act 1955, se in un luogo al di fuori dell'Australia e nel corso dei doveri del dipendente in quel luogo
• Un ingegnere che soddisfa almeno uno dei seguenti criteri:
  • Un membro di Engineers Australia, diverso da uno studente
  • Un ingegnere professionista registrato di Professionals Australia
  • Registrato come ingegnere ai sensi di una legge del Commonwealth o di uno Stato o territorio
  • Registrato nel registro nazionale degli ingegneri da Engineers Australia
• Funzionario di società finanziaria con 5 o più anni di servizio continuativo
• Titolare di una carica statutaria del Commonwealth non altrimenti specificata
  • Ad esempio, direttore dell'Australian Institute of Family Studies
• Ufficiali dell'IBAC
• Giudice
• Giudice di pace
• Consigliere del governo locale
• Magistrato
• Celebrante del matrimonio registrato
• Maestro di corte
• Membro dell'Australian Defence Force che soddisfa almeno uno dei seguenti criteri:
  • Un ufficiale
  • Un sottufficiale con 5 o più anni di servizio continuativo
  • Un ufficiale di mandato
• Membro dell'Istituto Australasiano di estrazione mineraria e metallurgia
• Membro del Governance Institute of Australia Ltd
• Membro del Parlamento di uno Stato
• Membro di una legislatura territoriale
• Membro di un'autorità governativa locale
• Ministro della religione registrato
• Notaio, incluso un notaio che esercita funzioni in un luogo al di fuori del Commonwealth o dei territori esterni del Commonwealth
• Dipendente a tempo indeterminato della Australian Postal Corporation con 5 o più anni di servizio continuo impiegato in un ufficio che fornisce servizi postali al pubblico
• Dipendente a tempo indeterminato con 5 o più anni di servizio continuativo non diversamente specificato, se impiegato presso uno dei seguenti:
  • Stato
  • Territorio
  • Autorità statale
  • Autorità territoriale
  • Autorità governativa locale
• Agente di polizia
• Riservista della polizia
• Responsabile del servizio di protezione (PSO)
• Cancelliere o vicecancelliere di un tribunale
• Un preside della scuola
• Anzianodipendente esecutivo di un'autorità del Commonwealth
• Dirigente di alto livello di uno Stato o territorio
• Dipendente senior del servizio esecutivo del Commonwealth
• Sceriffo
• Ufficiale dello sceriffo
• Funzionario o dipendente degli amministratori statali con un livello di classificazione pari o superiore a 2
• Insegnante impiegato a tempo indeterminato a tempo pieno o part-time presso una scuola o un istituto di istruzione terziaria
• Funzionario o dipendente della Commissione sugli incidenti di trasporto con una classificazione di livello 2 o superiore
• Funzionario o dipendente VicRoads con una classificazione di livello 2 o superiore
• Ufficiale dell'ispettorato vittoriano
• Un dipendente del servizio pubblico del Victoria con un livello di classificazione prescritto pari o superiore a 2
  •  Ad esempio, un responsabile di progetto impiegato come VPS4 o un assistente amministrativo impiegato come VPS2
• Funzionario o dipendente della Victorian WorkCover Authority con una classificazione di fascia 2 o superiore
• Qualsiasi acquirente autorizzato di dichiarazioni giurate, tra cui:
  • Un ufficiale giudiziario
    • Ad esempio, un giudice o magistrato
  • Un socio di un ufficiale giudiziario
  • Una giustizia onoraria
  • Il protonotario o un vice protonotario della Corte Suprema
  • Il cancelliere delle successioni o un assistente cancelliere delle successioni
  • Il cancelliere o un vicecancelliere del tribunale di contea
  • Il cancelliere principale, un cancelliere o un cancelliere aggiunto della Pretura
  • Il cancelliere principale, un cancelliere o un cancelliere aggiunto del tribunale dei minori
  • Il cancelliere principale, un cancelliere o un vicecancelliere del VCAT
  • Il cancelliere principale o un cancelliere della Corte del coroner
  • Un membro del VCAT
  • Un membro o ex membro di una delle Camere del Parlamento di Victoria
  • Un membro o ex membro di una delle Camere del Parlamento del Commonwealth
  • Un notaio
  • Un alto funzionario di un consiglio municipale del Victoria che soddisfa uno dei seguenti criteri:
    • Amministratore delegato
    • Un membro del personale del Consiglio con responsabilità gestionali e che riporta direttamente all'amministratore delegato
    • Qualsiasi altro membro del personale del Comune che guadagni uno stipendio di almeno $ 124.000 (o una soglia più elevata, se specificato dal Ministro ai sensi dell'articolo 97B del Legge sul governo locale del 1989 (Link esterno))
  • Un membro dell'Institute of Legal Executives (Victoria)
  • Una persona che agisce in sede giudiziaria
    • Ad esempio, un arbitro o qualsiasi persona o organismo dotato dell'autorità di ascoltare, ricevere ed esaminare le prove
  • Qualsiasi altro funzionario o persona autorizzata, autorizzata o autorizzata da o ai sensi di qualsiasi legge o regolamento di un tribunale o regolamento di un tribunale ad amministrare dichiarazioni giurate