Beglaubigte Kopien verstehen: Ein umfassender Leitfaden

Einführung in beglaubigte Kopien Eine beglaubigte Kopie ist eine Vervielfältigung eines Originaldokuments, die von einer Person mit rechtlicher Befugnis als wahrheitsgetreue und korrekte Darstellung überprüft wurde. Diese Kopien werden häufig für Gerichtsverfahren, akademische Bewerbungen oder andere offizielle Prozesse benötigt, bei denen die Echtheit eines Dokuments überprüft werden muss. Für jeden, der mit amtlichen Dokumenten zu tun hat, ist es von entscheidender Bedeutung, zu verstehen, was eine beglaubigte Kopie ausmacht, wer diese Dokumente beglaubigen kann und welches Verfahren damit verbunden ist.

Was ist eine beglaubigte Kopie?

Eine beglaubigte Kopie ist ein Dokument, das eine gesetzlich befugte Person oder Organisation als wahrheitsgetreue und exakte Wiedergabe des Originals erklärt hat. Beim Zertifizierungsprozess prüft ein Zertifizierer neben der Kopie auch das Originaldokument und stellt sicher, dass alle Details exakt übereinstimmen. Sobald Sie zufrieden sind, stempelt und unterschreibt der Zertifizierer die Kopie und bestätigt so deren Echtheit. Dieser Zertifizierungsprozess ist von entscheidender Bedeutung, um Betrug zu verhindern und sicherzustellen, dass in Rechtsangelegenheiten vorgelegte Dokumente legitim und vertrauenswürdig sind.

So zertifizieren Sie ein Dokument

Die Zertifizierung eines Dokuments umfasst eine Reihe von Schritten, die sorgfältig befolgt werden müssen, um sicherzustellen, dass die Kopie rechtlich anerkannt wird. Hier ist eine allgemeine Anleitung:

1. Erhalten Sie eine hochwertige Kopie Ihres Originaldokuments: Stellen Sie sicher, dass die Kopie klar und lesbar ist und alle Informationen aus dem Originaldokument enthält. Es kann in Schwarzweiß erfolgen, muss aber eine genaue Darstellung sein.

2. Legen Sie beide Dokumente einem Zertifizierer vor: Bringen Sie Ihr Originaldokument und seine Kopie zu einem anerkannten Zertifizierer. Dabei kann es sich um einen Notar, einen Regierungsbeamten oder eine andere gesetzlich zur Beglaubigung von Dokumenten befugte Person handeln.

3. Zertifizierungsprozess: Der Zertifizierer vergleicht das Originaldokument mit der Kopie und stempelt und unterschreibt bei Übereinstimmung die Kopie, um anzuzeigen, dass es sich um eine beglaubigte Originalkopie handelt.

Beglaubigung von Dokumenten außerhalb von Victoria

Der Prozess und die für die Zertifizierung von Dokumenten zuständigen Behörden können je nach Standort variieren:

• Innerhalb anderer australischer Bundesstaaten oder Territorien: Sie können sich an einen vereidigten Polizeibeamten, einen Friedensrichter oder andere benannte Beamte wenden.
• Außerhalb Australiens: Suchen Sie für Beglaubigungsdienste Beamte des australischen Konsulats oder der australischen Botschaft, Notare oder örtliche Polizeibeamte auf.

Dokumente in anderen Sprachen

Wenn Ihre Dokumente in einer anderen Sprache als Englisch vorliegen, sind zwei Dinge erforderlich:

1. Beglaubigte Kopien der Originaldokumente: Stellen Sie sicher, dass das Dokument in seiner Originalsprache von einem qualifizierten Zertifizierer zertifiziert ist.
2. Beglaubigte Übersetzungen: Erhalten Sie Übersetzungen von einem zugelassenen Übersetzer, insbesondere für diejenigen in Australien, wo Übersetzer von der National Accreditation Authority for Translators and Interpreters (NAATI) akkreditiert sein sollten. Der Übersetzer zertifiziert seine Arbeit und bietet so eine zusätzliche Authentifizierungsebene.

Schlussfolgerung

Das Verständnis des Prozesses der beglaubigten Kopie ist für jeden, der im persönlichen, akademischen oder beruflichen Bereich mit offiziellen Dokumenten zu tun hat, von entscheidender Bedeutung. Indem Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumente ordnungsgemäß zertifiziert sind, wahren Sie deren Integrität und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen verschiedener Institutionen und Behörden. Lassen Sie Ihre Dokumente immer von einer seriösen und gesetzlich autorisierten Person beglaubigen, um Komplikationen bei der offiziellen Verwendung zu vermeiden. Ganz gleich, ob Sie sich innerhalb oder außerhalb von Victoria befinden oder mit fremdsprachigen Dokumenten zu tun haben: Wenn Sie informiert sind, wird der Prozess vereinfacht und sichergestellt, dass alles in Ordnung ist.

Liste der Personen, die berechtigt sind, Kopien von Originaldokumenten zu beglaubigen

Gemäß Abschnitt 39 des Oaths and Affirmations Act 2018 (Externer Link) (Stand: 1. März 2019 ) Die Liste der Personen, die Kopien von Originaldokumenten beglaubigen dürfen, umfasst:

• Eine Person, die derzeit in Australien zugelassen oder registriert ist, um einen der folgenden Berufe auszuüben:
  • Architekt
  • Chiropraktiker
  • Förderer
  • Zahnarzt
  • Finanzberater oder Finanzplaner
  • Rechtspraktiker
  • Arzt
  • Hebamme
  • Migrationsagent
  • Krankenschwester
  • Ergotherapeut
  • Optiker
  • Patentanwalt
  • Apotheker
  • Physiotherapeut
  • Psychologe
  • Markenanwalt
  • Tierarzt
• Ein Buchhalter, der mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllt:
  • Fellow der National Tax Accountants’ Association
  • Mitglied der Chartered Accountants Australia and New Zealand
  • Mitglied der Association of Taxation and Management Accountants
  • Mitglied von CPA Australia
  • Mitglied des Institute of Public Accountants
• Agent der Australian Postal Corporation, der ein Büro leitet, das Postdienste für die Öffentlichkeit bereitstellt
• Mitarbeiter des australischen öffentlichen Dienstes, der auf Dauer beschäftigt ist und 5 oder mehr Jahre ununterbrochen im Dienst war, ohne anderweitige Befugnisse zu haben
• Australischer Konsularbeamter oder australischer Diplomat
• Gerichtsvollzieher
• Bankangestellter mit 5 oder mehr ununterbrochener Dienstzeit
• Bausparbeauftragter mit 5 oder mehr ununterbrochener Dienstzeit
• Hauptgeschäftsführer eines Commonwealth-Gerichts
• Gerichtsschreiber
• Beauftragter für eidesstattliche Erklärungen
• Beauftragter für Erklärungen
• Kreditgenossenschaftsbeauftragter mit 5 oder mehr ununterbrochener Dienstzeit
• Mitarbeiter einer Commonwealth-Behörde, der auf Dauer eingestellt ist und seit mindestens 5 Jahren ununterbrochen im Dienst ist und nicht anderweitig autorisiert ist
• Mitarbeiter der Australian Trade and Investment Commission, der vom DFAT-Sekretär schriftlich ermächtigt wurde, Gebühren gemäß Abschnitt 3(d) des Consular Fees Act 1955 zu erheben, wenn er sich an einem Ort außerhalb Australiens befindet und im Rahmen der Aufgaben des Arbeitnehmers an diesem Ort
• Angestellter des Commonwealth, der vom DFAT-Sekretär schriftlich ermächtigt wurde, Gebühren gemäß Abschnitt 3(d) des Consular Fees Act 1955 zu erheben, wenn er sich an einem Ort außerhalb Australiens befindet und im Kurs ist der Pflichten des Arbeitnehmers an diesem Ort
• Ein Ingenieur, der mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllt:
  • Ein Mitglied von Engineers Australia, kein Student
  • Ein registrierter professioneller Ingenieur von Professionals Australia
  • Nach einem Gesetz des Commonwealth oder eines Staates oder Territoriums als Ingenieur registriert
  • Eingetragen im National Engineering Register von Engineers Australia
• Leiter eines Finanzunternehmens mit 5 oder mehr ununterbrochener Dienstzeit
• Inhaber eines Commonwealth-Statutsamtes, sofern nicht anders angegeben
  • Zum Beispiel Direktor des Australian Institute of Family Studies
• IBAC-Beamte
• Richter
• Friedensrichter
• Kommunalrat
• Magistrat
• Registrierter Trauzeuge
• Meister eines Gerichts
• Mitglied der australischen Streitkräfte, das mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllt:
  • Ein Offizier
  • Ein Unteroffizier mit 5 oder mehr ununterbrochener Dienstzeit
  • Ein Warrant Officer
• Mitglied des Australasian Institute of Mining and Metallurgy
• Mitglied des Governance Institute of Australia Ltd
• Mitglied des Parlaments eines Staates
• Mitglied einer Territorialgesetzgebung
• Mitglied einer lokalen Regierungsbehörde
• Registrierter Religionsminister
• Notar, einschließlich eines Notars, der seine Aufgaben an einem Ort außerhalb des Commonwealth oder der Außengebiete des Commonwealth ausübt
• Festangestellter Mitarbeiter der Australian Postal Corporation mit 5 oder mehr ununterbrochener Dienstzeit, der in einem Büro beschäftigt ist, das Postdienstleistungen für die Öffentlichkeit erbringt
• Festangestellter Mitarbeiter mit 5 oder mehr ununterbrochener Betriebszugehörigkeit, der nicht anders angegeben ist, sofern er bei einem der folgenden Unternehmen beschäftigt ist:
  • Bundesland
  • Gebiet
  • Staatliche Behörde
  • Gebietsbehörde
  • Lokale Regierungsbehörde
• Polizist
• Polizei-Reservist
• Protective Service Officer (PSO)
• Kanzler oder stellvertretender Kanzler eines Gerichts
• Ein Schulleiter
• SeniorLeitender Angestellter einer Commonwealth-Behörde
• Leitender Angestellter eines Staates oder Territoriums
• Senior Executive Service-Mitarbeiter des Commonwealth
• Sheriff
• Sheriff-Offizier
• Beamter oder Mitarbeiter des State Trustees mit einer Klassifizierungsstufe von 2 oder höher
• Lehrer, der auf unbefristeter Vollzeit- oder Teilzeitbasis an einer Schule oder Hochschule beschäftigt ist
• Beamter oder Mitarbeiter der Verkehrsunfallkommission mit einer Einstufung der Stufe 2 oder höher
• VicRoads-Beauftragter oder Mitarbeiter mit einer Einstufung der Stufe 2 oder höher
• Viktorianischer Inspektionsbeamter
• Ein Mitarbeiter des viktorianischen öffentlichen Dienstes mit einer vorgeschriebenen Einstufungsstufe von 2 oder höher
  •  Zum Beispiel ein Projektleiter, der als VPS4 angestellt ist, oder ein Verwaltungsassistent, der als VPS2 angestellt ist
• Beamter oder Mitarbeiter der Victorian WorkCover Authority mit einer Einstufung von Band 2 oder höher
• Jeder autorisierte Eidesstattliche Erklärung, einschließlich:
  • Ein Justizbeamter
    • Zum Beispiel ein Richter oder ein Richter
  • Ein Mitarbeiter eines Justizbeamten
  • Ein Ehrenrichter
  • Der Protonotar oder ein stellvertretender Protonotar des Obersten Gerichtshofs
  • Der Nachlassbeamte oder ein stellvertretender Nachlassbeamter
  • Der Standesbeamte oder ein stellvertretender Standesbeamter des Bezirksgerichts
  • Der Hauptkanzler, ein Kanzler oder ein stellvertretender Kanzler des Amtsgerichts
  • Der Hauptkanzler, ein Kanzler oder ein stellvertretender Kanzler des Kindergerichts
  • Der Hauptregistrator, ein Registrar oder ein stellvertretender Registrar von VCAT
  • Der Hauptkanzler oder ein Kanzler des Coroners Court
  • Ein Mitglied von VCAT
  • Ein Mitglied oder ehemaliges Mitglied eines der beiden Kammern des Parlaments von Victoria
  • Ein Mitglied oder ehemaliges Mitglied eines der beiden Kammern des Parlaments des Commonwealth
  • Ein öffentlicher Notar
  • Ein hochrangiger Beamter eines viktorianischen Gemeinderats, der eines der folgenden Kriterien erfüllt:
    • Geschäftsführer
    • Ein Mitglied des Ratspersonals mit Managementverantwortung, das direkt dem Chief Executive Officer unterstellt ist
    • Jedes andere Mitglied des Ratspersonals, das ein Gehalt von mindestens 124.000 US-Dollar verdient (oder einen höheren Schwellenwert, sofern vom Minister gemäß § 97B des Local Government Act 1989 (Externer Link))
  • Ein Mitglied des Institute of Legal Executives (Victoria)
  • Eine Person, die gerichtlich handelt
    • Zum Beispiel ein Schiedsrichter oder eine Person oder Stelle, die befugt ist, Beweise anzuhören, entgegenzunehmen und zu prüfen
  • Jeder andere Beamte oder jede andere Person, die durch ein Gesetz oder eine Gerichtsordnung oder eine Gerichtsordnung befugt, autorisiert oder zugelassen ist, eidesstattliche Erklärungen abzugeben